Les métiers de la documentation utilisent des normes et des modèles de données compartimentés selon la nature des objets manipulés : UNIMARC pour les imprimés, ISAD(G) pour les archives, champs JOCONDE pour les biens. Chaque service gère ainsi dans des logiciels spécialisés ses propres métadonnées et partage difficilement ses référentiels.
Cette approche vertueuse autorise le partage de référentiels, thésaurus, listes de références et règles de gestion, comme les dates, les lieux, les matières et techniques ou les utilisateurs et les lecteurs, tout en offrant un cadre unifié qui facilite la prise en main de l’application. Cette unification permet une navigation transversale dans la base et des rebonds entre objets documentaires : une œuvre peut renvoyer aux catalogues dans lesquels elle est citée et au dossier d’acquisition conservé en archives. L’exposition de la base dans le portail en est améliorée, notamment grâce aux facettes communes.
Au-delà de la description des objets documentaires, Flora propose tous les outils de gestion adaptés aux besoins les plus exigeants. C’est ce même logiciel qui gère de grands centres d’archives comme les archives départementales du Nord et de Neuchâtel en Suisse. De même Flora est utilisée par plus de 250 musées qui apprécient les fonctions de gestion de la régie et l’ouverture du logiciel vers de nombreux formats d’importation et d’exportation. C’est un des critères qui a convaincu le ministère de la Culture de choisir cette solution logicielle pour équiper les Collections Nationales, soit une vingtaine de grands établissements nationaux dont le Mobilier National.
