Flora : la référence logicielle de gestion de fonds patrimoniaux pour les musées, les fondations, les bibliothèques patrimoniales et les entreprises

Flora : une solution singulière

Depuis plus de 30 ans, Decalog Flora propose à des institutions de toutes natures, tailles et organisations de gérer de manière unifiée leurs ressources documentaires : gestion des collections patrimoniales (musées, fondations, collections privées), documentation (texte, images, vidéos, sons), bibliographie UNIMARC conforme aux évolutions de la transition bibliographique et données archivistiques au formats normés ISAD(G), ISAAR(CPF) et XML-EAD.

Parmi les fonctionnalités génériques proposées nativement dans Flora :

  • indexation et formulaires de recherche
  • grilles de saisie
  • gestion des impressions
  • gestion des profils et des habilitations
  • tableaux de bord
  • statistiques
  • importation de fichiers
  • exportation de fichiers
  • gestion des paniers et des recherches sauvegardées
  • etc.

Gestion patrimoniale des fonds anciens

Flora propose également la gestion patrimoniale des fonds anciens, en associant des notices d’œuvres à des notices UNIMARC.

Cette approche permet de considérer les fonds bibliographiques à la fois sous l’angle descriptif normalisé en UNIMARC (qui peut être communiqué et échangé avec d’autres institutions) ; et sous un angle de gestion patrimoniale, afin de réaliser par exemple des constats d’état ou des prêts pour exposition. Les dossiers d’œuvre associés permettent de documenter chaque ouvrage et de stocker aussi bien l’historique de sa documentation que ses fichiers administratifs, ses factures de restauration, etc. Ce qui fait à ce jour de Flora, l’unique solution au sein de laquelle l’ensemble de ces aspects sont réunis.

 

Les modules de Flora

Profitez de toute la puissance d'une solution fédératrice de l'ensemble de vos données patrimoniales !

Gestion des collections
Bibliothèques
Archives
Gestion des documents

Solution pluridisciplinaire

Flora a été pensé et développé pour répondre à la gestion de tous types de fonds patrimoniaux, quels que soient leur champ d'application ou leur complexité : archéologie, beaux-arts, ethnographie, histoire, sciences et techniques, sciences de la vie, sciences de la terre, etc.

Description des biens

Flora permet de capitaliser tous types de données, qu'il s'agisse d'informations de description des pièces (textuelles, documentaires, images multi-résolutions, vidéos, 3D, sons, etc.) de données d'activité (inventaire, récolement, régie etc.) ou bien encore de données tierces (comme les exports Joconde / POP).

Données multirelationnelles

Une pièce décrite dans la gestion des collections peut être reliée à un catalogue d'exposition, à un dossier d'œuvre, à un dossier d'archives, un ensemble d'images et de vidéos, à des documents PDF, etc. L'ensemble des entités du schéma documentaire peuvent être également liées entre elles .

Contraintes réglementaires du Service des Musées de France

Flora répond nativement à l'ensemble des normes métiers et contraintes réglementaires :

  • inventaires des biens affectés et des dépôts
  • notices d'entrée
  • saisie et édition de notices documentaires
  • saisie et édition de notices provenant d'autres établissements
  • numérotation des objets
  • instruction du dossier d'acquisition
  • etc.
  • Gestion des mouvements

    Flora offre une traçabilité fine et sécurisée de l'ensemble des éléments liés aux mouvements de pièces intra et inter-établissements. Parmi les fonctionnalités les plus remarquables :

  • informations de régie
  • notice des événements
  • gestion, coordination, mise en œuvre et documentation des expositions temporaires et permanentes
  • constat d'état / gestion des restaurations
  • planification et alertes pour les mouvements d'œuvres / relocalisations
  • marquage
  • P.S.B.C.
  • etc.
  • Inventaires & récolements

    Flora permet de simplifier les inventaires réglementaires des biens affectés aux collections et des biens reçus en dépôt . Ces deux registres bien distincts permettent un inventaire légal des collections en plus de la base documentaire. Le récolement s'en voit ainsi simplifié avec la génération automatique des PV, listes des annexes de la campagne et ce grâce à :

  • l'intégration de la documentation des collections
  • les tables d'autorités et thésaurus (thésaurus SMF intégrés)
  • les grilles de saisie
  • les liens entre les œuvres
  • etc.
  • Référencement

    Flora permet de décrire les ressources bibliographiques en UNIMARC : description du catalogue, autorités et thésaurus selon des structures normalisées (normes NF Z 47-100, ANSI et ISO 2788) pour la gestion de la hiérarchie, équivalences, synonymie, notes et renvois. Les saisies peuvent se faire directement ou bien via la dérivation de notices bibliographiques ainsi que leurs autorités depuis le réservoir de la BnF ou du SUDOC.

    Acquisitions & périodiques

    Le service Acquisition de Flora couvre la totalité de la chaîne d'acquisition d'un document non périodique (suggestions d'achat, gestion des commande, réception des documents / factures, gestion budgétaire, etc.) comme périodique (suggestions d'achat, définition du modèle d'abonnement, calendrier prévisionnel, bulletinage et exemplarisation, dépouillement, gestion des factures / commandes, renouvellement, gestion des fournisseurs, suivi budgétaire, etc.).

    Communication & circulation

    Les lecteurs (en conformité avec le RGPD) peuvent à partir d'une recherche dans le catalogue, effectuer une réservation, une demande de prêt, une mise à disposition ou bien encore, de suggérer des acquisitions. Côté professionnel, ce dernier aura la possibilité de visualiser et d'autoriser (ou non) les différents mouvements : les prêts et consultations sur place, les demandes de réservations et mises à disposions, les suggestions d'acquisitions, etc.

    Recherche documentaire

    Grâce à la puissance de son architecture multi-relationnelle, Flora permet, via ses formulaires dédiés, de retrouver rapidement et simplement les documents recherchés. Plusieurs modalités de recherche sont ainsi proposées aux utilisateurs : simples, expertes, en texte intégral, par liens.

    Récolement

    Le service Récolement de Flora permet de vérifier et pointer périodiquement la présence des oeuvres. Il permet ainsi de détecter les disparitions / vols et de remettre en ordre les fonds. Notre application mobile RecolApp permet de procéder au récolement dans les réserves qui n'ont pas de Wifi.

    Statistiques

    Outre le tableau de bord qui présente les actions en cours, l'exploitation de statistiques dans Flora permet de tracer tous types d'événements comme par exemple les connexions des utilisateurs, les recherches effectuées, les opérations de communication, etc.

    Exploitation au format ISAD(g)

    L'exploitation au format ISAD(g) des archives historiques et patrimoniales permet de profiter d'une description à niveaux sans limitation de profondeur. Le lien entre l'article, son versement et les autres tables documentaires est ainsi assuré de manière pérenne.

    Éliminations

    La gestion des éliminations dans Flora conserve l'archive éliminée en base de données. Un workflow spécifique permet à l'archiviste de contrôler l'ensemble de la procédure : sortie des archives, application de la Durée d'Utilité Administrative, etc.

    Localisations et conditionnements

    Ce service Flora permet de gérer et de visualiser précisément, les archives et les espaces de stockage. Des fonctionnalités avancées ont été pensées pour administrer les localisations, gérer les contenants existants, en créer de nouveau et afficher la place restante dans un conditionnement ou sur une étagère.

    Communications

    Afin d'assurer la traçabilité de la communication des archives, des outils spécifiques sont proposés dans Flora pour répondre à la fois aux demandes de prêts et à la consultation sur place. Des outils de contrôle permettent d'assurer la bonne marche de ces communications comme par exemple la possibilité de bloquer un lecteur en cas de vol, retard ou autre.

    Outils de recherche

    Flora propose de créer des instruments de recherche permettant le classement intelligent des articles d'archives, sur la base d'un plan de classement auquel sont rattachées les unités matérielles des articles. Cette structuration adaptable permet d'organiser et de préparer des recherches efficaces tout en conservant une saisie ISAD(g).

    Interopérabilité

    un point fort de Flora est sur sa capacité à fédérer dans une base unique les informations liées à la fois à la gestion des collections, des fonds documentaires et des archives et à pouvoir les exploiter simultanément. L'utilisateur profite de cette puissance en toute transparence, sans changer d'outils ni d'interface.

    Ressources Numériques

    Le service Ressources Numériques de Flora permet d'associer des documents à toute fiche descriptive (gif, tif, jpg2000,MPx, MPEG2, MPEG4, mov, vmw, wav, pdf, doc, etc. ). Ces documents nécessaires à la description scientifique / administrative ainsi qu'à l'illustration des biens deviennent alors eux-mêmes des objets documentaires décrits dans des formulaires spécifiques. La gestion des droits permet de restreindre l'accès public à certains documents.

    Expérience utilisateur

    Pour faciliter l'ajout et le traitement des documents multimédias, Flora permet de déposer simplement des images individuelles ou par lot via un glisser-déposer. Les ressources numériques peuvent alors être ouvertes dans une fenêtre dédiée depuis laquelle il est possible d'accéder à des outils d'imagerie : navigation par page et par image, adaptation de l'affichage, miroir, rotation, zoom avancé, téléchargement, impression, etc.

    Pérennité des URL

    Chaque notice Flora dispose d'une URL pérenne au format ARK. Ces URL peuvent ainsi être diffusées dans des applications tierces sans risque de lien rompu. La notice est lisible sans pour autant être connectée à Flora et les liens vers les images de la photothèque sont directement visibles depuis ladite notice.

    Tuilage des images

    Dans Flora, il est possible de zoomer sur une image en très haute définition. Pour cela, le logiciel utilise un système de tuilage des images lors de l'import de la notice. Ce tuilage permet de consulter les images en haute définition sans jamais transmettre l'image d'origine, ce qui la protège des piratages tout en proposant des temps de chargement optimisés.

    Professionnels des musées, fondations, bibliothèques patrimoniales, entreprises...

    Faire confiance aux solutions Decalog, c'est l'assurance de profiter d'un savoir-faire unique de plus de 30 ans en gestion des collections, de solutions conformes aux normes et réglementations en vigueur, interopérables avec l'ensemble du Système d'Information de votre établissement, évolutives et résolument orientées autour de l'expérience utilisateur...

    Sécuriser votre fonds patrimonial

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    Nos services

    Pour un accompagnement dédié sur chacune des phases de votre projet...

    Accompagnement projet

    Conseil en organisation, bonnes pratiques, conduite du changement, gestion de projet... Notre équipe vous accompagne pendant toute la durée du projet et bien plus encore !

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    Reprise & intégration des données

    Les chefs de projet de Decalog Flora accompagnent vos équipes dans le choix des champs de destination des données et des traitements appliqués.

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    Formation

    Adaptées aux rôles et besoins de chacun, nos formations sont assurées par des professionnels expérimentés qui connaissent vos problématiques et vos enjeux métiers.

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    Nos clients témoignent !

    « Ce véritable outil "couteau-suisse" nous permet d’avoir un registre d’inventaire aux normes et de gérer facilement les mouvements d’œuvres, le récolement, les campagnes de restauration, la documentation etc. Il rend plus aisée la régie des œuvres au quotidien et permet d’organiser la vie du musée de façon rigoureuse tout en ayant une traçabilité sur le long terme. »

    Laura Hamonic | Régie des œuvres

    « L'acquisition de ce logiciel et le partenariat avec Decalog constitue un atout majeur pour le musée. En étant au cœur de la vie du musée, la base Flora permet une mise en commun de l'ensemble des documents relatifs aux collections patrimoniales. Elle facilite ainsi le travail de l'équipe tout en alliant les préconisations ministérielles quant à la gestion réglementaire et scientifique des collections. Le portail des collections facilite la communication et la valorisation des œuvres en contribuant ainsi au rayonnement culturel du musée. »

    Morgane Rubio | Responsable de la diffusion numérique des collections

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